Specjalista / Specjalistka ds. zamówień publicznych

Oryginalny tekst pracodawcy. Przed aplikowaniem sprawdź aktualność oferty na Pracuj.pl.

Twój zakres obowiązków

• Co będzie należało do Twoich obowiązków?
• Na co dzień:
• - bieżąca weryfikacja i akceptacja wniosków zakupowych pod kątem zgodności
• z przepisami prawa zamówień publicznych oraz planem zamówień publicznych,
• - weryfikacja realizowanych wydatków i ich zgodności z zatwierdzonym zamówieniem,
• - wsparcie pracowników IKM w zakresie stosowania przepisów prawa zamówień publicznych oraz pomoc w wyborze właściwych rozwiązań,
• - prowadzenie rejestru zamówień publicznych oraz rejestru planowanych i zrealizowanych wydatków do 170 000 zł,
• W ciągu roku:
• - przygotowanie i aktualizacja rocznego planu zamówień publicznych oraz planu postępowań,
• przygotowywanie sprawozdań związanych z zamówieniami publicznymi,
• - współpraca z kancelarią prawną w prowadzeniu postępowań przetargowych.
• Przy kontrolach, audytach i rozwijaniu procedur:
• - przygotowywanie sprawozdań, raportów, analiz oraz innych dokumentów na potrzeby audytorów, kontrolerów i instytucji uprawnionych do kontroli,
• - dbanie o prawidłowe przechowywanie i archiwizację dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych,
• - przygotowywanie propozycji zmian i usprawnień w wewnętrznych procedurach dotyczących zamówień publicznych.
• Jak wygląda praca na tym stanowisku?
• To przede wszystkim praca doradcza i organizacyjna. Większość prowadzonych spraw dotyczy zamówień regulaminowych do 170 000 zł, realizowanych przy wykorzystaniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów.
• Praca wymaga bardzo dobrej organizacji pracy własnej oraz umiejętności ustalania priorytetów.
• Czego nie obejmuje to stanowisko?
• - To nie jest stanowisko zaopatrzeniowe. Nie zajmujemy się bieżącym zamawianiem materiałów biurowych ani zakupami operacyjnymi. Odpowiadamy za stosowanie przepisów prawa zamówień publicznych.
• - Nie prowadzimy dużych przetargów. W ciągu roku realizujemy do 2 przetargów.
• - Nie jest to praca zdalna. Zakres obowiązków oraz kontakt z pracownikami IKM wymaga, aby praca odbywa się w siedzibie Instytutu.
• - Nie jest to praca wyłącznie przy dokumentach. Dużą częścią tej roli jest współpraca z pracownikami różnych działów, doradzanie oraz wspólne szukanie najlepszych rozwiązań.

Nasze wymagania

• Kogo szukamy?
• Szukamy osoby, która dobrze odnajduje się w przepisach i procedurach, a jednocześnie lubi współpracować z ludźmi.
• Na tym stanowisku będziesz samodzielnie odpowiadać za obszar zamówień publicznych w Instytucie Kultury Miejskiej. Będziesz doradzać pracownikom, wspierać ich w planowaniu zakupów oraz dbać o zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami w zakresie zamówień publicznych.
• Czego oczekujemy?
• Wymagania:
• - wykształcenia co najmniej średniego,
• - minimum 2 lat doświadczenia w obszarze zamówień publicznych
• - praktycznej znajomości ustawy Prawo zamówień publicznych,
• - samodzielności i odpowiedzialności,
• - dokładności oraz rzetelności,
• - dobrej organizacji pracy i umiejętności ustalania priorytetów,
• - komunikatywności oraz umiejętności współpracy z różnymi zespołami.
• Jak będzie przebiegał proces rekrutacji?
• Etap I:
• - kandydaci/kandydatki przesyłają CV w terminie do 06.11.2026 r.
• - dokonamy weryfikacji przesłanych zgłoszeń i wybierzemy osoby, które przejdą do kolejnego etapu
• - skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami do dnia 13.11.2026 r. w celu umówienia osobistego spotkania w siedzibie IKM
• Etap II:
• - w dniach 16.11-20.11.2026 r. odbędą się spotkania w siedzibie IKM z wybranymi kandydatami/kandydatkami
• - w trakcie spotkania zostanie przeprowadzony test z wiedzy z zakresu prawa zamówień publicznych oraz rozmowa kwalifikacyjna
• - na rozmowę kwalifikacyjną prosimy o zabranie ze sobą świadectw pracy oraz innych dokumentów potwierdzających doświadczenie z zakresu zamówień publicznych.
• Skontaktujemy się jedynie z wybranymi kandydatami i kandydatkami.
• Ocena osób uczestniczących w procesie rekrutacyjnym będzie prowadzona na podstawie jednolitych, obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów. Kryteria te będą stosowane w jednakowy sposób wobec wszystkich osób ubiegających się o zatrudnienie.
• Nadesłanych dokumentów nie zwracamy.
• W Instytuckie Kultury Miejskiej obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych, określająca zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Treść procedury dostępna na BIP IKM.

Mile widziane

• - doświadczenia w obszarze zamówień pozaustawowych,
• - doświadczenie w pracy z elektronicznym systemem obiegu dokumentów,
• - znajomość systemu ZSI Papirus SQL lub systemu o podobnej funkcjonalności.

To oferujemy

• Co oferujemy?
• - umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu,
• - pierwszą umowę na okres 6 miesięcy, kolejna umowa na czas określony nie dłuższy niż rok z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony,
• - wynagrodzenie zasadnicze 6 300–7 300 zł brutto oraz dodatek stażowy w wysokości 5–20%, zależny od udokumentowanego stażu pracy,
• - elastyczne rozpoczęcie pracy między 7:00 a 9:00,
• - możliwość pracy według grafiku,
• - dofinansowanie do okularów korygujących wzrok,
• - świadczenie urlopowe,
• - udział w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK),
• - finansowane przez Instytut szkolenia, konferencje i warsztaty.
• Dlaczego warto do nas dołączyć?
• Pracując w Instytucie Kultury Miejskiej:
• - masz realny wpływ na organizację wydarzeń i projektów dla mieszkańców Gdańska,
• - zdobędziesz doświadczenie w specyficznym obszarze zamówień publicznych związanych z działalnością instytucji kultury,
• - będziesz współpracować z zespołem ludzi zaangażowanych w tworzenie ciekawych projektów,
• - możesz rozwijać swoje kompetencje dzięki finansowanym przez nas szkoleniom, konferencjom i warsztatom.

O nas

• Instytut Kultury Miejskiej w Gdańsku
• Gdańsk | Umowa o pracę | Pełny etat
• Kim jesteśmy?
• Instytut Kultury Miejskiej to samorządowa instytucja kultury, która tworzy i wspiera życie kulturalne Gdańska. Organizujemy festiwale, wydarzenia literackie, projekty społeczne i działania w przestrzeni miejskiej. Prowadzimy również działalność edukacyjną, badawczą i szkoleniową. Za każdym z tych projektów stoją dobrze przygotowane zamówienia publiczne. Dlatego szukamy osoby, która zadba o to, aby wszystkie procesy zakupowe przebiegały zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi procedurami.

Dodatkowe warunki

Dodatkowe informacje o wynagrodzeniu

Wynagrodzenie zasadnicze 6 300–7 300 zł brutto oraz dodatek stażowy w wysokości 5–20%, zależny od udokumentowanego stażu pracy,

Miejsce pracy

Gdańsk
Targ Rakowy 11, Gdańsk